Primer White Paper de Officenet!

Hace un par de meses se terminó el primer White Paper de Officenet... Pero, qué es un white paper (papel blanco???)???

Según Wikipedia, es "un reporte o una guía con autoridad que suele tratar problemas y cómo se resuelven. Los white papers se usan para educar a los lectores y ayudar a la gente a tomar decisiones. Se usan en política y en negocios".


El año pasado, una de las notas más discutidas fue la comparación entre Officenet y una librería...

A partir de la necesidad de entender (y explicar) los beneficios de Officenet (básicamente, por qué tantos clientes nos eligen), contratamos a una consultora (The Mind Company) que estudió a algunos clientes corporativos (bancos, para ser más específico) para entender esto.

Este es un resumen del white paper (si alguien lo quiere puede pedírmelo):

¿Por qué conviene comprar todo en un solo lugar?

En Octubre de 2007 la consultora The Mind Company, a solicitud de Officenet/Staples, llevó adelante un estudio sobre el comportamiento de compras de instituciones bancarias, donde explican en forma detallada la conveniencia de realizar compras de insumos y productos no estratégicos en forma consolidada a un proveedor integral experto.

El estudio comienza enunciando lo que es de conocimiento público acerca de cuáles son los beneficios de consolidar las compras:

- Se obtiene un mayor control de los gastos.
- Se reducen los costos asociados a la compra de insumos.
- Se garantiza un uso más eficiente del tiempo de los recursos humanos.
- Se minimizan los procesos burocráticos asociados a la compra cotidiana.

Para validar o no estos enunciados The Mind Company investigó, analizó y midió el impacto de consolidar las compras. Este análisis se basó en 3 componentes principales del proceso de compra:

1. Tiempo de los recursos humanos.
2. Costos asociados a la mercadería.
3. Espacio físico destinado a los depósitos de insumos.

Para cada componente las conclusiones fueron las siguientes:

1. El análisis del ahorro en recursos humanos se dividió en 3: 1) Logística, 2) Confección y aprobación del pedido, y 3) Auditoría de gastos. El componente de Logística fue el que arrojó un ahorro real del 7% del gasto total en insumos, basado en el ahorro que se genera en las tareas de almacenaje, transporte y distribución interna de los materiales al comprar en forma consolidada a un proveedor que además entrega en forma descentralizada. Mientras que en los puntos 2 y 3, si bien el ahorro no puede ser cuantificado, se manifiesta una mejora significativa en la simplificación de los procesos asociados a la compra, al contar con las posibilidades de realizar los pedidos en forma online con herramientas que permiten un seguimiento y control superior, tanto para el usuario que realiza el pedido como para quien es responsable por esos gastos, contando con información y reportes en forma online.

2. El informe manifiesta que sería una falacia esperar una mejora en los precios de los productos si se opta por un sistema de compras consolidado, ya que el beneficio diferencial se encuentra en el servicio, y que se hace manifiesto en los ahorros que se generan en la reducción de los gastos asociados a la compra en cuanto a 1) Reducción de gastos innecesarios y 2) Reducción del costo financiero del inventario. En el punto 1 el ahorro surge de contar con catálogos acotados de productos, diseñados para cada cliente, y que generan un ahorro del 5% sobre el gasto total de insumos al no comprar mercadería innecesaria, pero que en los casos de mercadería del rubro librería este ahorro puede llegar hasta el 20%. En tanto que el punto 2 manifiesta un ahorro financiero de más del 2% por no necesitar tener inventario inmovilizado, debido a que el proveedor consolidado garantiza un nivel de disponibilidad de mercaderías que hace innecesario contar con una inversión en stock.

3. El costo asociado al mantenimiento de un espacio físico destinado a depósito de formularios, papel, librería y otros insumos, genera un ahorro del 0,5% sobre el gasto total de insumos si se opta por un proveedor donde se puede consolidar la compra.
En conclusión el ahorro que genera optar por una opción de compra consolidada ronda el 15% sobre el total del gasto, ya que se generan reducciones en cuanto a la logística y distribución, los procesos administrativos, los gastos innecesarios, los costos financieros de inventario y los costos del mantenimiento del espacio necesario para el stock de los productos que se necesitarían si no se optase por un proveedor integral.

Hoy el equipo corporativo usa este documento como soporte para explicar a las empresas las ventajas del modelo de Officenet.