POWERPOINTS REALMENTE MALOS (y como evitarlos) de Seth Godin

Este texto me abrió la cabeza en cuanto a presentar en público.
Ahora, con la ayuda de Denise, lo tradujimos al español (obviamente debe contener bastantes errores porque no somos expertos en esto)

POWERPOINTS REALMENTE MALOS (y como evitarlos)

Seth Godin

Sí, está mal a propósito.

Sentite libre de imprimir esto y compartirlo. El archivo no está protegido, así podés compartir la versión digital, pero si comprás esto en Amazon, 100% de lo que me corresponde va a ser donado a caridad, así que por favor hacelo.

Este libro es compañero de “The Big Red Fez”, mucho más largo y detallado.

Visitando http://www.sethgodin.com podés ver más cosas relacionadas.

Gracias por tu ayuda.

¿Por qué son tus Powerpoints tan malos? (Pista: no es tu culpa)

¿Qué hacemos con el Microsoft Powerpoint? ¿Cómo nos comunicamos?

El Powerpoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para ayudarlos a comunicarse con el departamento de Marketing – y viceversa. Los programadores detrás del Powerpoint lo vieron como algo inteligente – una forma de ahorrar tiempo y dinero en vez de crear filminas de la manera vieja. Una vez lanzado, sin embargo, el Powerpoint tomó vida propia.

Es una herramienta importante porque permite una comunicación verbal bastante densa. Sí, podés mandar un memo, pero ya nadie lee. Mientras nuestras compañías se hacen más y más rápidas, necesitamos una forma de comunicar ideas de un grupo a otro. Ahí entra el Powerpoint.

El Powerpoint podría ser la herramienta más poderosa de tu computadora. Pero no lo es.

En realidad es una falla terrorífica. Casi cada presentación de Powerpoint huele a huevos podridos. Y mucha de la culpa es de Microsoft.

Microsoft construyó ayudantes y plantillas dentro de Powerpoint. Y esas herramientas “útiles” son la principal razón por la que tenemos que vivir con página tras página de viñetas, con grandes títulos y fondos horribles. Y mejor ni hablemos de las imágenes prediseñadas.

¡No estoy inventando esto! Cuando empecé a escribir este artículo, me preocupaba no poder encontrar suficiente material malo – me imaginaba que la gente lo escondería.

Sorprendentemente, encontré este slide[1] y la que sigue incluidas en Powerpoint. ¡Se supone que son los buenos ejemplos!

Esto no es “Comunicar”

Esa es la palabra mágica. El objetivo del Powerpoint is comunicarse con la audiencia. Desafortunadamente, más que comunicarse, el Powerpoint se usa para tres cosas, de las cuales ninguna lleva a una buena presentación.

Lo primero para lo que la mayoría de la gente usa Powerpoint es como teleprompter[2]! Recordá todas las presentaciones en las que estuviste en las que el presentador lee los slides. ¿Realmente hacía falta que la audiencia vayan a esa reunión a escucharte leer los slides? ¿Por qué no enviarlos directamente?

La segunda tarea es para tener un registro escrito del tipo “cuidá-tu-culo” de lo que presentás. Al repartir la presentación después de la reunión (o peor, antes), el presentador evita el trabajo de escribir un reporte formal, y se asegura de que puede usar la aprobación implícita ganada durante la reunión.

La tercera tarea es para hacer más fácil para tu audiencia que recuerden todo lo que dijiste. Algo así como leer tus slides, pero mejor. Al final, si lees tus slides, y después le das una transcripción textual de lo que leíste, qué puede estar mal con eso?

Comunicar es transmitir emociones

Si todo lo que querés es crear un archivo con datos y números, cancelá la reunión y mandá un reporte. Hacelo en Powerpoint si querés, pero no es una presentación, es un reporte. Va a contener cualquier cosa que escribas, pero no imagines ni un segundo que estás comunicando ideas con fuerza.

Comunicar es tratar de que otros adopten tus puntos de vista, ayudarlos a entender por qué algo te encanta (o no te gusta, o te pone optimista o lo que sea). Es muy difícil de lograr en un reporte excepto si sos un escritor increíble.

Las tres tareas para las que la mayoría de la gente usa el Powerpoint están en conflicto directo con lo que una presentación fantástica debería hacer. Nuestro cerebro tiene dos lados. El derecho es emocional, musical. El izquierdo, se enfoca en hechos y datos concretos.

Cuando vas a dar una presentación, la gente quiere usar los dos lados de sus cerebros. Entonces usan el derecho para juzgar como hablás, como te vestís y el lenguaje corporal. Muchas veces, la gente llega a una conclusión sobre tu presentación apenas llegás al segundo slide. Después de eso, normalmente es muy tarde para que tus viñetas ayuden.

Podés arruinar un proceso de comunicación con lógicas erradas o números inventados, pero no lo podés completar sin emoción. La lógica no alcance. Si alcanzara, nadie fumaría cigarrillos. Nadie tendría miedo de volar en aviones. Y toda propuesta inteligente sería aceptada. No, no se gana con la lógica. La lógica es esencial, pero sin emoción no estás jugando con todas las cartas.

El Powerpoint presenta una oportunidad increíble. Podés usar los slides para hablar con emociones a los lados derechos de los cerebros de la audiencia (a través de sus ojos), y tus palabras pueden ir a sus oídos, para hablar a los cerebros izquierdos.

Eso es lo que hace Stephen Spielberg. Parece funcionar.

Es vender

Si todos en la sala estuvieran de acuerdo con vos, no necesitarías una presentación, o sí? Podés ahorrar mucho tiempo imprimiendo un reporte de una página y dándole una copia a cada uno. La razón por la que hacemos presentaciones es para mostrar nuestro punto, para vender una o más ideas.

Pero vender es difícil. La mayoría de la gente ni siquiera quiere admitir que está vendiendo. Entonces, en vez de correr el riesgo y tratar de vender en una presentación, hacemos nuestras presentaciones aburridas. Qué desperdicio.

Si creés en tu idea, véndela. Mostra tu punto con mucha firmeza y logra lo que fuiste a buscar. Tu audiencia te lo va a agradecer, porque en el fondo, todos queremos que nos vendan.

Cuatro componentes de un Excelente Presentación

Primero, arma la presentación en una hoja borrador o ayuda memoria. Esa información debería estar volcada en el PPT, pero no lo está. Vos deberías ser capaz de ver tu presentación en la pantalla de tu Laptop cuando la audiencia está mirando las diapositivas en la pared. Desgraciadamente. Mientras tanto, vos vas a tener que tener que recurrir a tus notas o ayuda memoria.

Ahora vos podes utilizar las hojas borrador o ayuda memoria que armaste para asegurarte de que estas diciendo lo que fuiste a decir.

Segundo, prepara diapositivas que refuercen tus palabras, no repitas la información que aparece en la diapositiva cuando expones. Crea diapositivas que demuestren, con una graduación de emoción, que lo que estas diciendo es verdad y no es solo lo teórico.

Hablar de la contaminación en Houston? En vez de darme cuatro puntos con datos de la agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA), por qué no mostrarme una foto de un grupo de pájaros muertos, y de smog y hasta de una enfermedad de los pulmones? Increíblemente, esto es más divertido que hacerlo de la antigua manera. Pero esto es comunicación efectiva.

Tercero, prepara un documento escrito. Para dejar atrás. Podes agregarle la cantidad de notas, datos y detalles que quieras. Después, cuando comenzas la presentación, decile a la audiencia que una vez que finalice la presentación les vas a entregar un documento con todos los detalles de tu presentación, y que no tienen que escribir todo lo que vos decís.

IMPORTANTE: no entregues el documento antes de que comience la presentación. No lo hagas! Si lo haces, las personas se van a poner a leer todo el documento mientras que vos estas hablando y te van a ignorar. En cambio, tu meta es que se sienten, confíen en vos y comprendan los puntos emocionales e intelectuales de tu presentación.

Cuarto, crea un ciclo de feedback. Si tu presentación es para la aprobación de un proyecto, entrégales un formulario de aprobación de proyectos para que lo completen , de esta manera no habrá ningún tipo de ambigüedad sobre lo que acabas de acordar.

ENTONCES, QUE HAY EN TUS DIAPOSITIVAS?

Estas son las cinco reglas que necesitas recordar para crear una maravillosa presentación en PowerPoint:

1. No más de 6 palabras en cada diapositiva. JAMAS.
2. No poner imágenes cursis. Utilizar imágenes profesionales de corbis.com. Cada una cuesta USD$3, o un poco más si son para “uso profesional”.
3. No utilizar efectos como ser: disolver, girar o algún otro.
4. Los efectos de sonidos pueden ser usados pocas veces en la presentación, nunca pero nunca utilices los efectos de sonido que vienen con el programa. En su lugar, utilizar sonidos y música de CDs y utiliza este el efecto que genera recurso en la memoria involuntaria.
5. NO entregues copias de tus diapositivas. Son emocionales, y no funciona si vos no estás ahí. Si alguien quiere tus diapositivas para mostrárselas a “su jefe”, decile que las diapositivas van si vas vos.

El gol es fácil de describir: presentas la diapositiva. Dispara una reacción emocional en la audiencia. Ellos se sientan y quieren saber que vas a decir que encaje con lo que ellos se imaginaron con esa imagen. Después, si hiciste bien, cada vez que ellos piensen en lo que dijiste, ellos verán la imagen (y viceversa).

DESGRACIADAMENTE, ESTO ES MÁS DURO DE LO QUE HACES ACTUALMENTE

Pero lo que haces actualmente, es vago e inefectivo. Esto aburre a la gente y no te comunicas con ellos. Una vez que le tomas la mano a esté proceso es verdaderamente fácil preparar grandes presentaciones. Una audiencia que quiere escuchar lo que vos tenes para decir es propensa a escuchar, y vos tenes más probabilidades para conseguir lo que queres. Y acaso ese no es el punto?

Lo que es verdaderamente cool es la forma en que empezaras a hacer presentaciones en el futuro.En lugar de hacer slides que sigan las tabulaciones, tenes que organizar la presentación emocionalmente, dejando que las slides manejen el proceso.

Acordate que cada slide no habla por si sola. Podes utilizar una slide para mostrar un punto y otra para reforzar la información.

ALGUNOS EJEMPLOS PARA QUE EMPIECES

Vamos a decir que vos trabajas para una ONG y están haciendo una presentación para los patrocinadores United Way[3]. Queres más dinero para el programa que ayuda a los ancianos excombatientes de la guerra de Vietnam para a conseguirles terapia mental y social que necesitan a medida que van envejeciendo.

En los viejos tiempos, vos hubieses empezado con un gráfico de barras que muestre el envejecimiento de la población y cinco puntos explicando como ibas a enfocar el problema. En cambio, por qué no utilizar está foto.

Después, mientras que la audiencia queda boquiabierto con los recuerdos que la imagen trae, contales tu historia. Cóntaselos de la misma manera en que se la contarías a un colega. Explícales porque queres lanzar el programa y a quienes estarías ayudando. Y después referite a la audiencia sobre los hechos y figuras que vos estarás contento de entregar en unos minutos. Mostrá algunas fotos digitales instantáneas de las personas que están en tu programa. Insertá algunas fotos de los graduados, llevando su vida adelante en forma productiva sin tu ayuda…

O, que te parece algo un poco más simple. Vos estás intentando venderle a tu jefe que intente conseguir un presupuesto para rediseñar tu website. Parece ser que tu competencia esta ganando mercado porque tu site es muy pobre.

En vez de sorprenderla con estadísticas, mostrale. Hace 10 copias de pantallas, una detrás de otra, demostrándole el proceso de compra desde tu tienda online. Después mostrale los 3 pasos que toma hacerlo desde el site de tu competidor. Solo te tomara 30 segundos pasar de un paso a otro, pero una vez que hayas terminado, estableciste una necesidad real en la audiencia. Mostrando el problema es fácil vender la solución.

DISCULPAS

Perdón que esté cuadernillo electrónico sea muy corto. En realidad, si yo no hubiese gastado tanto tiempo en él, sería más largo. Lo que recién describí es simple, efectivo y complicado. Debes resistirte al principio. Vos vas a observar que no es la manera en que trabaja tu compañía. Vos vas a recordar la última vez que viste a alguien fracasar por utilizar un enfoque similar.

Mi meta en hacerlo corto, grafico e intenso es para que te atrevas a intentarlo. Inténtalo sin ningún compromiso.

Espero que hagas el intento a pesar de las bajas probabilidades. Yo creo que vale la pena hacerlo bien si tenes diez o cientos de personas en la sala. Seguramente no tendrás la altura de Abraham Lincoln o la elocuencia de Winston Churchill, pero sos capaz de hacer estupendas presentaciones. Divertite.

SETH GODIN es el autor de los bestsellers Permisson Marketing, Unleashing the Ideavirus y The Big Ref Fez. Su nuevo libro, Survival is Not Enough es de Enero 2002 de la editorial Free Press. Y sus Powerpoints no son aburridos.

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[1] No encontré mejor palabra en español para “slide”; podría ser hoja o filmina, pero no son tan precisas. Powerpoint en español usa “diapositiva”

[2] Teleprompter: esos aparatos que en la televisión le van mostrando al que habla lo que tiene que decir

[3] United Way: Institución que recauda el dinero que los empleados de Estados Unidos deciden donar.