¿Qué cosas no hacer en una presentación con Powerpoint/Keynote?

Como parte de mi trabajo doy bastantes presentaciones, tanto dentro de la empresa como en eventos y universidades. Cometí muchos errores, por lo que me pareció interesante compartir algunos de ellos para que otros los aprovechen. Después me cuentan!


Animaciones: fallan, siempre. Lo aprendí por las malas, en una de mis primeras charlas. Era sobre Logística, en la Universidad de San Andrés. Un ppt divino con animaciones súper pensadas. Cada renglón importante de texto tenía una pausa y aparecía cuando hacía click. Y un orador -yo- que tuvo que adelantar y atrasar varias veces porque hablaba más rápido de lo que apretaba el botón para que aparezcan las flechas. Los alumnos se distrajeron y enfocaron en si podría o no coordinar. Por adentro pensaba que se estaban muriendo de risa de mí.

He visto muchas veces (en esta yo no caí) a otros presentadores cuyas animaciones iban tapando textos en el mismo slide... ¿Se imaginan cómo quedó la versión impresa?
Y el tercer problema de las animaciones es que Slideshare.net (a donde subo buena parte de las que hago en público) todavía no las interpreta bien.
¿Y si es imprescindible hacer animaciones? En algunos casos, sobre todo para llamar la atención sobre algo puntual, me encontré con que estaría bueno hacer una animación. Esto me lo enseñó Max Goldenberg (sí, con “n” como dice él): repetí el slide anterior simplemente con el cambio que querés. El ejemplo que sigue fue construido, en realidad, de derecha a izquierda.

Entonces uso Prezi:  ¿Qué pasa con Prezi? Es muy lindo y sirve si mantenés el control, memorizás el contenido y tenés un mouse. La gente se va a quedar impresionadísima, aunque no se si te van a escuchar.

Tipografías muy específicas: ¿Qué tiene de malo Arial que tenés que andar usando Carótida Bold? Fuerte recomendación: usá fonts estándar de Windows (puñal por la espalda para usuarios de Mac, pero acéptenlo: es más probable que el ppt se proyecte en una PC!). Si es realmente necesario usar otra, el riesgo es que la computadora que vas a usar para proyectar no tenga esa fuente y la reemplace por otra... Con resultados impredescibles. Solución alternativa (que genera archivos muy pesados): convertir todos los slides a JPG y presentar con éstos (una forma fácil: en Powerpoint, seleccionar todos los slides, “Guardar como”, “JPG”, y después crear un archivo en blanco e importar cada JPG a una hoja).

Sonido: excepto en una reunión muy pequeña, el sonido no se va a escuchar desde la computadora. En principio hay que conectarlo al equipo de audio. Eso implica un cable más en la reunión... En particular un cable que casi siempre falta. Usaría sonido solo si es imprescindible, e igualmente me aseguraría de subtitular cualquier video que pasemos. Si vas a usar sonido, avisa con tiempo a los organizadores de la charla.

Video: en 2009 y 2010 pasé por el congreso anual de la Asociación de Marketing Directo e Interactivo de la Argentina, el primer año exponiendo y el segundo de chusma. Fue muy gracioso porque justo en los ratos en que estuve, alguien quiso poner videos. Y en ambos casos falló: hubo una demora inaceptable de unos 2 minutos, con toses y carrasperas ansiosas, simplemente porque no se había testeado previamente. En un caso tardó mucho en arrancar el reproductor en la PC (era un DVD) y en el otro hubo que cambiar un cable.

Otro caso concreto fue la fiesta de fin de año de Officenet en 2007, en la que queríamos mostrar una película de 40 minutos hecha por empleados. La fiesta era en un salón muy lindo en Palermo, sobre Salguero. Tranquilos, fuimos con una notebook para usarla de reproductor de DVD. Empezó la película y se trababa, era lenta. Desinstalamos todo lo que pudimos de la PC y seguía fallando. Eran las 12 de la noche, y tuvimos que ir a la oficina (de Palermo a Barracas a las corridas porque “la fiesta debe continuar”) a buscar un reproductor de DVD simple.

Links: Queda muy canchero usar botones invisibles en una hoja con vínculos a otras páginas de la presentación, o a sitios en internet. Lo primero es aceptable aunque hay que practicar mucho para que no falle. Recomiendo hacer botones súper grandes y practicarlo muchas veces. Además, tener en cuenta que no siempre uno tiene un mouse a mano, a veces se maneja el ppt solo con el puntero láser, que no mueve el mouse. Por otro lado, vincular a sitios de internet suele fallar por motivos fuera de nuestro control (sites lentos, wifi caída, etc.). Una vez vino alguien de Google a dar una charla a Officenet y entró a una búsqueda con un link desde el Powerpoint... Solo que el buscador por defecto era el Internet Explorer 6.0 (ya estábamos por el 8 creo). Súper lento, una vez que apareció lo que quería no andaba bien por un problema de versiones. ¿Cómo reemplazar los links? Decirle a la gente que lo vea por sí solos. Lo mejor es crear una página online específica para la charla en donde coloques toda la info y links, y publicar esa página en el último slide de la presentación. Eso hice para una charla de AIESEC en el Senado de la Nación (http://officenet.blogspot.com/2010/09/mi-charla-en-aiesec-material.html), con muy buen resultado. La ventaja adicional del “micrositio” es que uno tiene todo el control. Me pasó varias veces que el organizador del evento ponga trabas para acceder a lo que yo quiero compartir (registraciones, pagos, lentitud etc.).

Texto muy pequeño: Un ejercicio interesante para testear el tamaño de la tipografía es poner, en el editor de presentaciones (Powerpoint o Keynote), la vista de tal manera de que la hoja quede de aproximadamente 8 cm de altura en la pantalla. Si eso se puede leer sentado frente a ella (a unos 40 cm), se puede leer en un auditorio con una pantalla de 1,20 metros y una distancia de 6 de la audiencia. [ver dibujo “Proporciones auditorio vs edición ppt”]

Cambiar las tipografías, colores, tamaños, etc.: cualquier cambio que hagas en la presentación va a llamar la atención. Una parte del cerebro de los asistentes se va a preguntar por qué hiciste ese cambio. Y se va a enfocar en eso, sin darse cuenta. Mi recomendación: solo cambiar cuando realmente haya un motivo para hacerlo. Empezá con todo el texto del mismo tamaño, tipografía y color. Después cambiás poquitas cosas, para ir resaltando. Y un solo cambio por vez, ya con pasar de un tamaño de 40 puntos a uno de 60 alcanza, no hace falta ponerla en rojo! Como en Economía Política, para cada objetivo hace falta una herramienta; con dos estamos desperdiciando energía y corriendo el riesgo de perder el control.

Respetar los encabezados y pies de página “oficiales” (sean de la empresa o del evento en el que presentás): ¿Cuán importante es que todas las hojas de un ppt de una empresa digan “Confidencial”? ¿Protegerá eso los secretos que cuentes? ¿Y el nombre de la empresa o evento? ¿Acaso tienen miedo de olvidárselo? El ppt es generoso: nos deja toda la hoja para trabajar. Yo siempre trato de usarla. Recuerdo un evento de Management Logístico en el que me mandaron un encabezado que ocupaba casi 20% de la página. Lo dejé... en la primera y última. En el resto me adueñé de todo el documento. Sin pedir permiso.

Usar los templates (“patrones”) pre-definidos de Powerpoint: La verdad no se quién los diseñó, pero distraen mucho, no agregan absolutamente nada y, en mi opinión, muestran vagancia de parte de quien hace la presentación. Un problema importante es que “predefinen” que todos los slides tendrán un título, lo que es totalmente innecesario.

Usar texto oscuro sobre fondo claro en grandes auditorios: A pesar de que por el papel y la computadora estamos acostumbrados a ver texto negro sobre fondo blanco, en una presentación con mucho público el fondo claro es demasiado fuerte y contrastante contra el resto del salón, que suele estar oscuro. Así, el texto no se ve bien, aún cuando sea negro y grande. Mi recomendación: si el auditorio es grande, lo mejor es usar texto blanco (o apenas gris) sobre fondo negro (con, tal vez, una gota de azul, o un degradé muy suave).

Usar el clipart de Powerpoint: es muy berreta! Yo uso muchas imágenes pero trato de que sean de alta calidad y, casi siempre, que ocupen toda la pantalla, ya que el texto está de más si una imagen vale más que mil palabras!

Repartir el ppt impreso antes: esta es una costumbre que se repite en congresos y capacitaciones. A veces es útil para tomar notas, pero en general suele matar cualquier posibilidad de suspenso en la presentación. Una opción es imprimir un punteo de las ideas principales (los grandes títulos) para que se pueda tomar notas sin adelantar los detalles de la presentación. Atención: los organizadores de eventos suelen distribuir carpetas con todas las presentaciones como parte de su servicio... Mi recomendación: averiguarlo y, si no se puede cambiar, adaptate (alguna vez envié la presentación sin las hojas “sorpresa” previamente y a último momento les dije que tenía que hacer un cambio en el archivo y usé uno más completo). Si usás Prezi está resuelto, porque queda horrible impreso!

Ponerle como nombre de archivo la palabra "Presentación": dado que es probable que tengas que pasar el ppt a otra computadora, es importante conocer el nombre de archivo y que sea inequívoco también para otros. Primero, la palabra “presentación” es claramente innecesaria. “Presentación Proyecto.ppt” es una redundancia no reconocida por la RAE. Con “Proyecto.ppt” alcanza. Pero si el ppt es para el evento “123”, el nombre de archivo “123.ppt” es bastante malo. Muy probablemente otros oradores tendrán el mismo nombre de archivo. Por ende, creo que ponerle tu apellido en estos casos puede ayudar... Aunque sería ridículo tener ese nombre de archivo en tu propia computadora! Eso no te va a ayudar a vos en el futuro. Mi recomendación: si el evento se llama “123”, ponerle un nombre específico a la presentación, como por ejemplo “Como hacer 123 desde chiquito”. Igual yo me quedo con el “Piccioli”, así nadie se equivoca.
Otro punto interesante con los nombres de archivo es el manejo de versiones (creo que ya el Powerpoint lo hace, pero le tengo desconfianza). Cuando se que voy a tener varias versiones que querré guardar le agrego al nombre la fecha en que lo hice (en el formato AAAAMMDD, para que cuando lo ordene por nombre esté por fecha también, aún si lo modifiqué después).

Tener todo en Mac y asumir que la vas a poder usar en un evento: Varias veces que fui a dar una charla había otro orador cuya presentación solo se podía hacer con Mac... Obviamente el escenario no estaba preparado para conectar el cable de monitor (¿Trajiste el adaptador?) y el de electricidad. ¿Qué, también tenés sonido en esa presentación? Me encantan los productos de Apple, admiro a Jobs. Pero abran la cabeza, apple fans, y asuman que la mayoría de las computadoras en el mundo son PCs.